มัดรวมเทคนิคการบริหารเวลา ตัวช่วยจัดการชีวิตครูให้ง่ายขึ้น

หมวดหมู่: พื้นที่เพื่อนครู

Tags:  การบริหารเวลา

อ่านแล้ว: 1409 ครั้ง

“เดี๋ยวต้องตรวจข้อสอบ”

“เดี๋ยวต้องเช็กงานของนักเรียน”

“เดี๋ยวต้องสรุปกิจกรรมโครงการต่างๆ อีก”

เรื่องภาระงานเยอะ คงเป็นปัญหาที่ยืนหนึ่งมาตลอดในบทบาทอาชีพคุณครูใช่ไหมคะ? แม้จะวางแผนแล้ว จัดลำดับความสำคัญก็แล้ว แต่ไม่วายโดนงานแทรก งานซ้อน งานด่วนเข้ามาเสมอ

แต่จะทำยังไงดี เมื่อทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน ? วันนี้แนะแนวฮับมัดรวมตัวช่วยเทคนิคการบริหารเวลา ที่จะช่วยให้คุณครูจัดการชีวิตที่ยุ่งเหยิง ให้มีระบบมีระเบียบได้มากขึ้น มาฝากค่ะ

✅ เทคนิคที่ 1 โพโมโดโร (Pomodoro)

ถูกคิดค้นโดย ฟรานเชสโก ซิริลโล โดยมีหลักการที่เรียกกว่า “ทำ 25 นาที พัก 5 นาที”

🔵 วิธีการใช้

1. วางแผนสิ่งที่ต้องทำ โดยจัดลำดับความสำคัญ เช่น คุณครูเลือกการตรวจข้อสอบ เป็นงานที่สำคัญอันดับหนึ่งในเวลานี้
2. จับเวลาและลงมือตรวจข้อสอบภายใน 25 นาที โดยมีสมาธิจดจ่อกับการตรวจข้อสอบอย่างเดียว ไม่แอบทำงานอื่นๆ ไปด้วย
3. เมื่อครบ 25 นาที ให้คุณครูเขียน Post-it หรือทำสัญลักษณ์ช่วยเตือนไว้ในหน้าที่ทำอยู่
4. พัก 5 นาที
5. หลังจากพักครบ 5 นาที ขอให้คุณครูกลับมาตรวจข้อสอบที่ค้างไว้ต่อจนครบ 25 นาที แล้วพักต่ออีก 5 นาที
6. ทำซ้ำแบบนี้จนครบ 4 รอบ
7. หลังจากนั้น พักอีก 15 - 30 นาที ก่อนที่จะเริ่มต้นวางแผนทำงานชิ้นใหม่

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. จัดบรรยากาศห้องเรียน ชวนเริ่มต้นทำงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งพร้อมกันทั้งห้อง

2. จับเวลาโดยที่นักเรียนลงมือทำไปพร้อมกัน ในช่วงแรกอาจจะไม่ได้ใช้เวลาถึง 25 นาทีก็ได้ ลองเริ่มทำแค่ 10 นาทีก่อน

3. เมื่อครบ 10 นาที ให้นักเรียนพักพร้อมกัน

4. เริ่มทำใหม่ วนจนครบ 4 รอบ

5. แม้งานอาจจะไม่สำเร็จในครั้งแรกก็ไม่เป็นไรนะคะ ขอให้คุณครูโฟกัสที่การมีสมาธิจดจ่อของนักเรียน และเสริมแรงเชิงบวกด้วยการชื่นชมนักเรียนทุกคนที่มีสมาธิจดจ่ออยู่กับการทำงาน

✅ เทคนิคที่ 2 หลักการพาเรโต (Pareto)

ถูกคิดค้นโดย วิลเฟรโด พาเรโต โดยมีหลักการที่เรียกว่า “80:20 ทำน้อยแต่ได้มาก”

พาเรโตบอกว่า “ในชีวิตของเรานั้นมีทั้งสิ่งที่สำคัญ และสิ่งที่ไม่สำคัญปะปน และเชื่อมโยงกันอยู่ในชีวิต ซึ่งสิ่งที่สำคัญจริงๆ นั้น คิดเป็น 20% ส่วนสิ่งที่ไม่สำคัญนั้น คิดเป็นอีก 80% ดังนั้น หากเราเลือกทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ (20%) ก็จะส่งผลและลดการทำในสิ่งที่ไม่สำคัญ (80% ) ที่เหลือได้ด้วย แต่ความยากคือ คนเรามักจะหลีกเลี่ยงลงมือทำในสิ่งที่สำคัญจริงๆ เพราะยากและซับซ้อน เลยเลือกที่จะเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญมากกว่า”

🔵 วิธีการใช้

1. ลิสต์งานทั้งหมดที่ต้องทำออกมาก่อน

2. เชื่อมโยงงานที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อให้คุณครูเห็นภาพรวมของงานและสามารถระบุได้ว่าชิ้นไหนคือชิ้นที่สำคัญจริงๆ

3. เลือกทำงานในชิ้นที่สำคัญที่สุด เช่น การทำแผนการสอนรายเทอมเป็นงานที่สำคัญและให้เวลามากที่สุด (20%) เพราะจะต้องคิดตั้งแต่เป้าหมายรายเทอม ย่อยลงมาถึงเป้าหมายรายสัปดาห์เพื่อให้เห็นภาพรวมก่อน ซึ่งหากคุณครูสามารถคิดเป้าหมายรายสัปดาห์ได้แล้ว ก็จะช่วยประหยัดเวลาการคิดหัวข้อ หรือเป้าหมายของแผนคาบต่อไป (80%) และจะมีทิศทางในการทำงานมากขึ้น

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. ครูชวนนักเรียนสร้าง “ข้อตกลงร่วมกัน” ในห้องเรียนเป็นอันดับแรก ถือว่าเป็นงานที่สำคัญและยาก (20%) เพราะกว่าเด็กๆ จะเริ่มคุ้นชินกับการอยู่ร่วมกันภายใต้กฎกติกา ต้องใช้เวลา อาศัยการทำอย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นการสร้างรากฐานวัฒนธรรมห้องเรียนที่แข็งแรง ให้การดูแลชั้นเรียนง่ายขึ้นในคาบเรียนต่อๆ ไป
2. เมื่อเกิดกติการ่วมกันแล้ว งานดูแลชั้นเรียนของคุณครูก็จะลดลง เช่น การส่งเสียงเตือนหรือคอยเรียกสมาธินักเรียนตลอดเวลา ถือว่าเป็นงานที่ไม่สำคัญ (80%) ควรลดการทำสิ่งเหล่านี้ เพื่อรักษาพลังของตัวเองในการสอนไว้

✅ เทคนิคที่ 3 ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ (Eisenhower Matrix)

ถูกคิดค้นโดย ดไวต์ ดี ไอเซนฮาวร์ โดยมีหลักการที่เรียกว่า “การจัดเรียงลำดับความสำคัญของการทำงานผ่านตารางทั้ง 4 ช่อง”

🔵 วิธีการใช้

ช่องที่ 1 เร่งด่วน + สำคัญ = ทำทันที เช่น งานส่งเกรดนักเรียนให้ฝ่ายวิชาการ เพราะถ้าครูส่งเกรดไม่ทัน ผลกระทบจะตกไปที่นักเรียน อาจทำให้นักเรียนไม่สามารถสมัครเรียนโรงเรียนอื่นได้ทันเวลา เป็นต้น

ช่องที่ 2 เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = จัดเวลาทำ เช่น งานตรวจการบ้านนักเรียน ที่สามารถเลือกช่วงเวลาทำได้ ยังไม่จำเป็นต้องทำในทันที

ช่องที่ 3 ไม่เร่งด่วน + สำคัญ = มอบหมายให้ผู้อื่นทำ เช่น งานสรุปกิจกรรมโครงการต่างๆ ซึ่งงานโครงการส่วนใหญ่ โรงเรียนจะทำกันเป็นทีม คุณครูอาจจะขอความช่วยเหลือให้เพื่อนครูที่ร่วมทำโครงการด้วยกันมาช่วยสรุปก่อน หากช่วงเวลานั้นเรามีงานล้นมือ

ช่องที่ 4 ไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ลดการทำ เช่น งานตกแต่งบอร์ดหน้าห้องเรียน อาจจะไม่ใช่งานที่เร่งด่วน หรือต้องทำทันที และเราสามารถใช้เวลาช่วงปิดเทอมทำได้ โดยที่ไม่ต้องกระทบกับงานอื่นๆ

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. คุณครูให้นักเรียนสร้างตาราง 4 ช่อง แล้วให้จัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด

2. คุณครูใช้วิธีการตั้งคำถามนักเรียนควบคู่กับการให้นักเรียนจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น เช่น ครูถามนักเรียนว่า “ทำไมงานนี้จึงสำคัญและเร่งด่วนที่สุด?” หรือ “ถ้าหากไม่ทำงานนี้ ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นคืออะไร” เพราะในช่วงแรก นักเรียนอาจจะประเมินความสำคัญของงานแต่ละชิ้นไม่ถูก ครูจึงต้องคอยตั้งคำถามช่วยให้นักเรียนเห็นถึงผลกระทบของการ ‘เลือก’ จัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ

✅ เทคนิคที่ 4 ไอวี่ ลี (Ivy Lee Method)

ถูกคิดค้นโดย ไอวี่ลี ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานเบบ productivity โดยมีหลักการที่เรียกว่า “ห้ามทำอย่างอื่น จนกว่างานข้อที่ 1 จะเสร็จ”

🔵 วิธีการใช้

1. ก่อนหมดวัน ให้เขียนงานสำคัญที่สุดที่จะต้องทำพรุ่งนี้ ทั้งหมด 6 งาน (ห้ามน้อยและมากกว่านี้)

2. จัดลำดับความสำคัญของงานทั้ง 6 งานนี้ ลงกระดาษอีกหนึ่งแผ่น

3. เช้าวันถัดมา ให้เริ่มทำงานชิ้นแรกที่จัดลำดับความสำคัญไว้จนเสร็จ และห้ามขยับไปทำงานชิ้นต่อไป หากงานชิ้นแรกยังทำไม่เสร็จ

4. ทำงานชิ้นต่อๆ ไปให้เสร็จ จนครบ 6 ชิ้น แต่ถ้างานชิ้นไหนไม่เสร็จ ให้ย้ายไปทำในวันถัดไป โดยใช้วิธีการจัดลำดับความสำคัญเช่นเดิม

5. ทำแบบนี้ไปทุกๆ วัน

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. ครูสามารถใช้ควบคู่ไปกับการเช็กสมุดการบ้านของนักเรียนได้ และในวันถัดไปก็ขอนักเรียนดูความก้าวหน้าของงานต่างๆ อีกครั้งตามเช็กสิลต์ที่ได้ทำไว้

✅ เทคนิคที่ 5 กฎ 2 นาที (The two-minute Rule)

ถูกคิดค้นโดย เดวิด อัลเลน โดยมีหลักการที่เรียกว่า “หากต้องทำอะไรสักอย่างแล้วใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้เริ่มทำทันที!”

🔵 วิธีการใช้

1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนก่อนว่าวันนี้จะทำอะไรบ้าง เช่น การเขียนแผนการสอน แต่! อย่าเพิ่งหยุดการตั้งเป้าหมายที่แค่การเขียนแผนการสอนเท่านั้น เพราะการเขียนแผนการสอนหนึ่งแผนนั้น อาจต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมง หรือเป็นวันกว่าจะเสร็จ สิ่งนี้คือหลุมพลางของกฎ 2 นาที เพราะถ้าหากเราตั้งเป้าหมายใหญ่เกินกว่าที่จะรู้สึกว่าลงมือทำได้เลย เราจะรู้สึกเหนื่อย และจะผัดวันประกันพรุ่งต่อไปเรื่อย ๆ ดังนั้น เราจึงต้องทำตามวิธีการที่ 2 คือ…

2. ย่อยเป้าหมายนั้นออกมาให้เราสามารถเริ่มทำได้ภายใน 2 นาที เช่น

3. เปลี่ยนจาก “ฉันจะต้องเขียนแผนการสอนให้เสร็จ” เป็น “ฉันจะเปิดคอมหาไอเดียการสอนก่อนเลย”

4. ต่อมา “ฉันจะเลือกไอเดียที่อยากสอน 1 ไอเดีย”
5. และหลังจากนั้น “ฉันเริ่มเขียนเป้าหมายการสอนให้เสร็จ” เป็นต้น

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. สอบถามนักเรียนถึงงานต่างๆ ที่นักเรียนมีอยู่ เช่น นักเรียนอาจจะกำลังทำโปรเจกต์ใหญ่เรื่องหนึ่งอยู่

2. ช่วยนักเรียนแตกย่อยโปรเจกต์ออกมาเป็นงานชิ้นเล็กๆ โดยการที่คุณครูชวนนักเรียนคิดต่อว่า ในโปรเจกต์นี้มีงานกี่ก้อน และแต่ละก้อนมีงานย่อยๆ อะไรบ้างที่นักเรียนและเพื่อนสามารถลงมือทำได้เลยโดยที่ไม่ต้องรอปรึกษาคุณครู ซึ่งเทคนิคนี้จะช่วยฝึกให้นักเรียนคิดเป็นลำดับขั้นตอนได้ เช่น

3. ก้อนงานค้นคว้า สิ่งที่ทำได้เลยคือ 1.หาข้อมูลในหัวข้อที่เกี่ยวข้อง 2.รวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้วมาวิเคราะห์

4. ก้อนงานการจัดการ สิ่งที่ทำได้เลยคือ 1.หารายชื่อผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับโปรเจกต์นี้ 2.ประสานผู้เชี่ยวชาญมาให้ความรู้ต่างๆ เป็นต้น

✅ เทคนิคที่ 6 ฝึกฝนการ “ต่อรอง” และ “ปฏิเสธ”

ไม่ได้มีผู้คิดค้นเป็นทางการ แต่มีหลักการง่ายๆ คือ “การบอกปฏิเสธไปตรงๆ และอธิบายเหตุและผล หรือผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น”

🔵 วิธีการใช้

ฝึกพูดปฏิเสธ และขอต่อรองจากหัวหน้างาน พร้อมทั้งอธิบายเหตุผลว่าเพราะอะไรถึงยังไม่สามารถรับงานนี้ได้เวลานี้ เช่น “งานที่ได้รับมอบหมายมาจะพยายามจัดการให้ แต่ว่าช่วงนี้มีหลายภาระงานที่จะต้องรีบจัดการให้เสร็จก่อน เพราะถ้าไม่เสร็จสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้น คือ (อธิบายถึงผลกระทบ) ซึ่งหากเสร็จแล้ว จะรีบจัดการงานที่รับมอบหมายมาให้นะคะ” เป็นต้น

เราสามารถฝึกต่อรองโดยการให้เหตุและผลของสิ่งที่จะเกิดขึ้น เพื่อช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจเราได้มากขึ้น การสื่อสารจึงก็เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กับการใช้เทคนิคการจัดการเวลา และเป็นอีกหนึ่งทักษะที่ควรฝึกฝนอย่างต่อเนื่องด้วยค่ะ

📣 Tips สำหรับการนำไปใช้กับนักเรียน

1. คุณครูสามารถฝึกให้นักเรียนอธิบายเหตุผลของตนเองและฝึกให้หาข้อเสนอที่ดีทั้งต่อตัวเองและต่อผู้อื่น ผ่านการทำบทบาทสมมติ หรือให้นักเรียนฝึกซ้อมพูดหน้ากระจกเพื่อสร้างความมั่นใจก่อนก็ได้นะคะ

แนะแนวฮับหวังว่า 6 เทคนิคการบริหารเวลาจะช่วยให้คุณครูสามารถจัดการภาระงานต่างๆ ได้ดีขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม การที่เราจะบริหารจัดการเวลาได้ดี จนเกิดเป็นนิสัย หรือพฤติกรรมที่ติดตัวนั้น เป็นสิ่งที่จะต้องใช้เวลาและอาศัยพลังของการลงมือทำอย่างต่อเนื่อง ขอให้คุณครูไม่ต้องเร่งรัด หรือกดดันตัวเองจนมากเกินไป

และที่สำคัญอย่าลืมชื่นชมตัวเองดังๆ ว่า “ฉันเก่งมาก” เมื่อทำงานสำเร็จด้วยนะคะ 😀

อ้างอิง

• 7 Amazing Time Management Strategies That Work https://shorturl.at/egV37
• 14 Time-Management Techniques to improve productivity https://shorturl.at/vH034